I. Các cách thực hiện
1. Xóa các ô trống
-
Các ô trống có thể chiếm nhiều dung lượng lưu trữ trong file Excel của bạn.
Để xóa các ô trống, hãy làm theo các bước sau:
-
Bước 1: Chọn ô hoặc phạm vi ô mà bạn muốn xóa các ô trống.
-
Bước 2: Nhấp chuột phải và chọn Delete.
-
Bước 3: Trong hộp thoại Delete, chọn Delete blank cells only.
-
Bước 4: Nhấp vào OK.
2. Sử dụng định dạng số tối ưu
-
Các định dạng số có thể làm tăng dung lượng file Excel của bạn.
-
Ví dụ, định dạng Text sẽ sử dụng ít dung lượng hơn định dạng Currency.
Để sử dụng định dạng số tối ưu, hãy làm theo các bước sau:
-
Bước 1: Chọn ô hoặc phạm vi ô mà bạn muốn định dạng số.
-
Bước 2: Nhấp chuột phải và chọn Format Cells.
-
Bước 3: Trong hộp thoại Format Cells, chọn tab Number.
-
Bước 4: Chọn định dạng số mà bạn muốn từ danh sách.
-
Bước 5: Nhấp vào OK.
3. Nén file Excel
-
Bạn có thể nén file Excel để giảm dung lượng của nó.
Để nén file Excel, hãy làm theo các bước sau:
-
Nhấp chuột phải vào file Excel và chọn Send to > Compressed (zipped) folder.
-
Nhập tên cho file nén và nhấp vào Save.
4. Sử dụng công cụ giảm dung lượng file Excel
-
Có một số công cụ giảm dung lượng file Excel có sẵn trên mạng.
-
Các công cụ này có thể giúp bạn loại bỏ các ô trống, sử dụng định dạng số tối ưu và nén file Excel.
5. Chuyển đổi file Excel sang định dạng khác
-
Nếu bạn không cần mở file Excel bằng Excel, bạn có thể chuyển đổi file sang định dạng khác, chẳng hạn như định dạng PDF hoặc CSV.
-
Định dạng PDF và CSV thường sử dụng ít dung lượng hơn định dạng Excel.
II. Kết luận
-
Với một số mẹo đơn giản trên, bạn có thể giảm dung lượng file Excel, tăng tốc độ xử lý nhanh chóng.
-
Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm dung lượng lưu trữ trên máy tính và sử dụng Excel hiệu quả hơn.
Tham khảo thêm: 4 phương pháp tối ưu hóa Excel giúp bạn sử dụng hiệu quả