Cách giảm dung lượng file Excel, tăng tốc độ xử lý

I. Các cách thực hiện

1. Xóa các ô trống

• Các ô trống có thể chiếm nhiều dung lượng lưu trữ trong file Excel của bạn.

Để xóa các ô trống, hãy làm theo các bước sau:

• Bước 1: Chọn ô hoặc phạm vi ô mà bạn muốn xóa các ô trống.

• Bước 2: Nhấp chuột phải và chọn Delete.

• Bước 3: Trong hộp thoại Delete, chọn Delete blank cells only.

• Bước 4: Nhấp vào OK.

2. Sử dụng định dạng số tối ưu

• Các định dạng số có thể làm tăng dung lượng file Excel của bạn.

• Ví dụ, định dạng Text sẽ sử dụng ít dung lượng hơn định dạng Currency.

Để sử dụng định dạng số tối ưu, hãy làm theo các bước sau:

• Bước 1: Chọn ô hoặc phạm vi ô mà bạn muốn định dạng số.

• Bước 2: Nhấp chuột phải và chọn Format Cells.

• Bước 3: Trong hộp thoại Format Cells, chọn tab Number.

• Bước 4: Chọn định dạng số mà bạn muốn từ danh sách.

• Bước 5: Nhấp vào OK.

3. Nén file Excel

• Bạn có thể nén file Excel để giảm dung lượng của nó.

Để nén file Excel, hãy làm theo các bước sau:

• Nhấp chuột phải vào file Excel và chọn Send to > Compressed (zipped) folder.

• Nhập tên cho file nén và nhấp vào Save.

4. Sử dụng công cụ giảm dung lượng file Excel

• Có một số công cụ giảm dung lượng file Excel có sẵn trên mạng.

• Các công cụ này có thể giúp bạn loại bỏ các ô trống, sử dụng định dạng số tối ưu và nén file Excel.

5. Chuyển đổi file Excel sang định dạng khác

• Nếu bạn không cần mở file Excel bằng Excel, bạn có thể chuyển đổi file sang định dạng khác, chẳng hạn như định dạng PDF hoặc CSV.

• Định dạng PDF và CSV thường sử dụng ít dung lượng hơn định dạng Excel.

II. Kết luận

• Với một số mẹo đơn giản trên, bạn có thể giảm dung lượng file Excel, tăng tốc độ xử lý nhanh chóng.

• Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm dung lượng lưu trữ trên máy tính và sử dụng Excel hiệu quả hơn.

Tham khảo thêm: 4 phương pháp tối ưu hóa Excel giúp bạn sử dụng hiệu quả